Предлагаю создать еще один подфорум "Конференц зал". Он нужен для того если участников проекта несколько, то в этом подфоруме создается тема посвященная этому проекту, где участники будут обсуждать нововведения для проекта и прочее... Но доступ к этой теме будут иметь только участники проекта ну или администраторы если нужно.
Я думаю что это очень удобно.